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Nous l’avons observé lors des confinements successifs, manager à distance sur la durée est complexe et diffère énormément par rapport au management dont nous avions l’habitude.
À l’heure actuelle, l’État a levé la majorité des restrictions et le télétravail n’est donc plus obligatoire.
Au début, nous étions beaucoup à n’attendre qu’une chose : que le travail reprenne en présentiel.
Pourtant, un sondage récent suggère que près de 75% de Français souhaitent continuer le travail à distance. Par peur du virus, mais également pour la liberté que cela procure. (Quel plaisir de travailler en peignoir 😂)
Tout le monde n’est donc pas prêt à retourner à 100% en présentiel.
Nous nous retrouvons donc avec des managers, même chevronnés, dans l'incapacité de faire leur travail comme avant, car ils n’ont pas été formé pour ce type d’évènement.
Et même avec l’expérience 2020 et début 2021, ce n’est pas évident d’avoir du recul sur ce que l’on a fait pendant quasiment un an. Car on le sait, les salariés ont souvent beaucoup de mal à dire ce qui ne va pas à leur manager, c’est d’autant plus difficile lorsqu’ils ne sont pas accessibles à cause du télétravail.
C’est pourquoi chez Dexxter, nous avons décidé aujourd’hui de vous donner en détails les meilleurs conseils pour bien manager à distance.
En 2021, être capable de manager à distance est devenu vital pour une entreprise
C’est une véritable réorganisation interne qui a dû être faite pour permettre aux entreprises de continuer à produire les richesses essentielles à l’économie française.
Le premier enjeu a été de pouvoir continuer à communiquer alors qu’on ne pouvait plus simplement frapper à la porte d’un bureau pour avoir une réponse.
On dit souvent que la cause des conflits internes vient d’un problème de communication dans la majorité des cas.
Alors imaginez ce que ça donne quand on est limité à ce niveau à cause de la distance.
Bref, revenons au management.
Pour un manager, pouvoir communiquer rapidement et facilement vers ses collaborateurs est essentiel. Que cela soit pour discuter des stratégies, des enjeux, des angles d’attaque, etc.
Tout doit être parfaitement compris pour que l’équipe dont il a la charge fonctionne comme un seul homme.
C’est d’autant plus vrai à distance. Si un manager ne communique pas suffisamment le travail ralenti, car la productivité est touchée en plein cœur, mais pas que…
Des collaborateurs sans communication régulière peuvent se sentir isolés et développer des sentiments d’anxiétés ou de dépression.
Et ce n’est vraiment pas quelque chose à ignorer.
Le travail à distance apporte énormément d’avantages, Le premier étant la hausse de la productivité.
En effet, selon l’institut Sapiens, les Français ont été plus productifs d’environ 22% lors des confinements.
Ne pas subir la fatigue des transports et Martine de l’accueil qui vous demande toujours l’agrafeuse y est pour beaucoup. 😅
Pour autant, ce chiffre aurait pu être nettement supérieur si les managers avaient été formés au travail à distance.
Pourquoi ? À cause du manque d’organisation dans les travaux, notamment de groupe.
Il est très difficile de voir si deux collaborateurs se connectent bien entre eux pour travailler et s’ils notent bien leur compte rendu.
Le temps perdu par l’attente causé par le manque de communication est également dû à un manque d’organisation.
Pas convaincu ?
Essayez donc de calculer combien de temps en moyenne a attendu un collaborateur que l’on réponde à l’un de ses mails pour pouvoir continuer ce qu’il faisait.
Alors que l’interpeler à l’autre bout de l’open-space aurait suffi 😥.
Multipliez ça par le nombre moyen d’emails reçus/envoyés par jour et vous verrez à quel point une organisation légèrement différente aurait pu apporter des résultats encore plus fous.
Nous l’avons vu dans nos articles sur les styles sociaux, chaque personne est unique MAIS peut être plus ou moins regroupée dans une des quatre catégories des styles sociaux.
Pour apprendre les détecter, E-testing propose des tests de personnalité.
Au travail, en présentiel, les êtres humains ont tendance à se créer un masque pour s’adapter à leur environnement.
Ce masque est très difficile à maintenir en distanciel, car nous travaillons chez nous, dans notre petit cocon.
Donc, en tant que manager, vous allez devoir être encore plus attentif à la personnalité de vos collaborateurs afin de les comprendre.
Cela vous permettra de les accompagner plus facilement à atteindre leurs objectifs.
Certains auront tendance à vouloir être seul et feront correctement leur travail. À l’inverse, d’autres auront besoin d’être bien plus suivis afin de ne pas se perdre.
En tant que manager, il faut également faire attention à ne pas privilégier une méthode de travail qui plait à un style social sans se soucier des autres personnalités.
Enjeu se rapprochant de l’organisation, le suivi des tâches est là encore beaucoup plus complexe à distance.
Être conscient de l’avancement ou du retard de vos collaborateurs sur les tâches que vous leur avez données est compliqué lorsque vous ne pouvez pas être derrière eux (littéralement 😂).
Comme expliqué plus haut, chacun fonctionne différemment. Des collaborateurs auront donc besoin d’être suivi beaucoup plus fréquemment que d’autres.
Votre job, plus que jamais, va donc être de vous assurer que tout soit rendu en temps et en heure.
En temps normal, c’est déjà compliqué de faire travailler ensemble deux collaborateurs qui ne s’entendent pas.
Alors quand en plus ils ne peuvent pas se voir (littéralement encore une fois 😅), ça peut vite se transformer en problème.
Il est donc primordial de préserver une cohésion et un esprit d’équipe au sein du groupe dont vous avez la responsabilité.
Le tout doit être fait en laissant des libertés à vos collaborateurs, notamment au niveau des horaires et des méthodes de travail.
Pour les adeptes de “micro-gestion” cela va être complexe nous en sommes conscient.
Mais continuer votre management en distanciel comme vous faisiez en présentiel est le meilleur moyen de vous retrouver avec une équipe en burnout à cause du surplus d’anxiété subi.
À ce propos, nous allons maintenant voir quels sont les pièges à éviter lors que l’on manage à distance.
Nous avons commencé à l’aborder dans la partie précédente, certains comportements peuvent être extrêmement toxiques pour vos collaborateurs.
Nous les avons comptés au nombre de 3 :
Vouloir tout contrôler n’est pas forcément bon. Dans la vie de tous les jours comme au travail. Et c’est d’autant plus vrai lors du télétravail.
En effet, le micromanagement met une pression supplémentaire (et inutile) sur les épaules de vos collaborateurs.
Les inonder d’appels, d’emails et de demandes en tout genre leur donne l’impression d’être surveillé en permanence.
Donc nous le disons franchement : Il faut que 1984 reste seulement une dystopie !
Alors si vous êtes adeptes du micromanagement, n’oubliez pas : Un bon travail d’équipe repose aussi sur la confiance qu’ont vos collaborateurs envers vous, et surtout envers eux.
Vous en avez sûrement déjà entendu parler, mais il existe un droit assez récent dans le code du travail : le droit à la déconnexion.
Ce droit a été mentionné dans le code du travail pour permettre aux salariés de pouvoir souffler hors des heures de travail.
En effet, avec l’arrivée des téléphones portables, les managers avaient tendance à demander des comptes à leurs collaborateurs à toute heure de la journée.
Maintenant que nous avons du recul sur le sujet, ce droit est plutôt respecté.
Mais, avec le télétravail, il est facile de retomber dans ces travers.
Cela est dû au fait qu’on ne voit pas le collaborateur quitter son poste. Il est donc plus compliqué de juger s’il est toujours apte à vous répondre ou pas.
Alors, prenez le temps de bien fixer les horaires de télétravail et veillez à ne pas interpeler un collaborateur hors de ces heures.
En tant que manager, vérifiez aussi que les différents membres de votre équipe respectent également ce droit à la déconnexion.
“Pas de nouvelles = bonnes nouvelles” n’est PAS un principe valable en management !
Surtout en période de télétravail. Soyez vigilant et attentif au moindre signal de détresse chez vos collaborateurs.
Nous l’avons évoqué précédemment, certains se sentent isolés plus rapidement que d’autres.
Il faut donc faire très attention à ce que cela ne provoque pas de décrochage dû à une baisse de motivation, voire pire, un état dépressif.
Le petit + Dexxter : Pour aider au suivi psychologique de votre équipe, mettez en place une “météo de la semaine”.
Ce bulletin doit être envoyé par le collaborateur en privé au manager et doit contenir un compte rendu de la semaine passée.
Par exemple, un léger résumé des tâches effectuées, un rapport sur l’état d’esprit global, ce qui lui a déplu ou au contraire ce qui lui a fait plaisir. Ceci vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les comportements de votre équipe.
Bien sûr, si vous avez une relation de confiance avec vos collaborateurs au préalable, cette “météo de la semaine” n’en sera que plus efficace, car ils n’hésiteront pas à s’ouvrir à vous.
Chez Dexxter, nous utilisons ce template pour nos météos :
Vous l’aurez compris, être joignable et à l’écoute sans être forcément sur leur dos est un gros plus pour un manager en télétravail.
Vous allez devoir vous libérer du temps afin de répondre aux nombreuses requêtes de vos collaborateurs.
De ce fait, il faut garder le contact avec eux. Par écrit évidemment, mais également visuel. On ne s’en doute pas forcément, mais voir ses collègues de temps en temps fait beaucoup de bien.
Le petit + Dexxter : Une “pause café” une fois tous les deux/trois jours “face à face” en visioconférence pour parler de tout sauf de boulot est un excellent moyen de garder le contact tout en prenant des nouvelles.
Nous vous l’avons déjà expliqué, vous ne pouvez pas être derrière eux 24 h/24 et 7 j/7, donc il vous faut fixer des objectifs clairs et réalisables.
Le but étant de guider vos collaborateurs vers une finalité précise. Cela les aidera à s’organiser et à garder le cap quand vous serez occupé.
Dans un premier temps, vous pouvez même baisser vos exigences afin de leur donner (ou redonner) confiance en eux.
Donnez-leur des objectifs plus simples qu’à l’accoutumer et augmentez petit à petit jusqu’à retrouver leur niveau pré-confinement.
Réussir des tâches rapidement, même si elles sont simples, redonne confiance.
La confiance en soi n’est surtout pas à négliger en ces périodes difficiles.
Pas de panique, nous ne parlons ici que d’outils de travail 😅.
En effet, pour éviter les ralentissements au maximum, il faut faire attention à une chose :
Que tout le monde possède et travaille sur les mêmes outils.
Il n’y a rien de plus énervant qu’un document arrive en .xlsx alors que vous travaillez normalement sur des .csv ou encore des documents en .docx alors que le .word est votre mojo.
Cela peut vous sembler être un détail mais, devoir vérifier que rien à changer dans un document après une conversion dans un autre format prend plus de temps que vous ne l’imaginez.
Les outils physiques sont également essentiels. Par exemple, de plus en plus de métiers demandent d’avoir deux écrans pour être plus efficace.
De ce fait, vos collaborateurs n’ont pas forcément deux écrans chez eux alors qu’à l’entreprise si.
Dans ce cas, il vaut mieux investir 100 € dans un deuxième écran plutôt que d’avoir un collaborateur dont la productivité est réduite à cause d’un problème aussi simple à résoudre.
On ne le vous dira jamais assez, la communication est la clé !
Communiquez clairement et régulièrement pour éviter toute forme d’isolement ou de malentendu.
Avec une bonne communication, tout le monde est au même niveau de compréhension des objectifs à atteindre. Ce qui rend le travail beaucoup plus fluide.
Soyez le plus transparent possible, transmettez-leur les résultats qu’a engendré leur travail. Cela augmentera leur confiance à votre égard et ils n’en seront que plus motivé pour la suite.
Pour finir, n’oubliez pas que la communication compte également le fait d’écouter. Alors tendez l’oreille, soyez à l’écoute.
Recevoir un feedback régulièrement est primordial pour pouvoir continuer d’améliorer les process de gestion de votre équipe.
Et, à l’heure du télétravail, lorsque les collaborateurs communiquent moins, ce type de feedback est précieux.
Donner des responsabilités à un collaborateur lui permet de s’attacher plus facilement à un projet.
Cela montre également que vous leur faites confiance et donc ils ne voudront pas vous décevoir.
Pour les moins autonomes d’entre eux, aidez-les à s’organiser et accompagnez-les dans la réalisation d’une première responsabilité.
Puis, laissez-les en autonomie et augmentez les responsabilités crescendo au fur-et-à-mesure de leurs réussites.
Avec un système où tous les membres de l’équipe sont responsabilisés, chacun sait à qui s’adresser pour telle ou telle tâche.
Cela facilite énormément la communication et augmente la confiance mutuelle entre collaborateurs.
Lorsqu’on manage une équipe à distance, la seule finalité doit être les résultats.
Peu importe que vos collaborateurs prennent 1 h 30 de pause le midi au lieu de 1 h, tant que les résultats sont là.
Nous vous avons parlé du boost de productivité au télétravail plus haut dans cet article. Cette productivité supplémentaire est également due à une liberté d’esprit.
Ne pas devoir impérativement être 9 h au travail, pouvoir prendre une pause “chips” quand on veut, travailler en caleçon, etc. Tout cela libère l’esprit de vos collaborateurs et les rend plus efficace au travail.
C’est à nouveau une question de confiance, mais si vous les laissez gérer leur journée comme ils le souhaitent et qu’à la fin les résultats sont là, où est le mal ?
Attention cependant, être en peignoir pour travailler = ok, être en peignoir en réunion visio = pas ok 😂 (déjà vécu)
Nous en parlions dans le point n°3 de la partie précédente, en télétravail plus que jamais, vos collaborateurs ont besoin des outils adaptés.
Pour manager à distance, c’est la même chose. Nous allons donc vous lister les meilleurs outils adaptés au télétravail et au management à distance.
Vous l’aurez compris, nous l’avons dit suffisamment de fois, la communication est la clé.
Il faut donc que vous soyez tous sur la même longueur d’onde à ce sujet.
Et pour être sur la même longueur d’onde, il vous faut un outil de messagerie instantanée.
Les meilleurs dans cette catégorie sont sans aucun doute Slack et Discord.
Ces deux outils permettent, entre autres, de :
Lors des réunions, des entretiens ou encore des pauses cafés, cela fait du bien de voir quelqu’un.
Pour cela nous avons des outils que vous commencez à connaître : Zoom, Teams, Google Meet, Skype, Discord, etc.
C’est sans aucun doute le point le plus compliqué à gérer dans le management à distance.
Comment faire pour que tout le monde travaille ensemble et que le suivi des tâches soit simple ?
À cela nous avons un combo d’outil à vous proposer. Il vous faut donc un outil de partage de fichier instantané et de travail collaboratif et un outil pour le suivi de projet.
Pour le premier, vous avez donc la suite Google (Drive/Doc/Sheet/Slide/…).
Pour le suivi de projet, nous avons également deux outils à vous proposer : Trello et Notion.
Si le premier est désormais plutôt connu, le second quant à lui, mériterait de l’être plus.
Chez Dexxter, nous sommes passés de Trello à Notion fin 2020 et nous ne reviendrons pas en arrière 😅.
Nous en parlions précédemment, mais les outils “physiques” sont également importants.
Alors oui l’ordinateur portable et le deuxième écran sont les premières choses qui nous viennent en tête, mais il y en a deux autres à ne pas négliger :
En conclusion, le manager a beaucoup à faire pour gérer son équipe à distance.
Maintenir une cohésion de groupe et renouveler la confiance qu’ont vos collaborateurs envers vous, mais aussi envers eux-mêmes.
S’assurer que chacun dispose des bons outils pour effectuer son travail dans les bonnes conditions.
Faire en sorte que le suivi soit simple et que tout le monde sache pourquoi il travaille sans pour autant faire du micromanagement.
Être disponible et à l’écoute des problèmes des collaborateurs en télétravail. Difficulté à réaliser certaines choses, mais également les potentielles souffrances psychologiques.
Devenir plus flexible sur la gestion du temps des collaborateurs.
Apprendre de ses erreurs. Car oui, c’est normal de faire des erreurs de management lorsque l’on n’a pas été formé pour manager en télétravail.
L’objectif est donc d’être conscient de cela pour s’améliorer et être le meilleur manager possible 💪.
"Dexxter nous a permis de gagner un temps précieux dans la mise en place d’outils et de méthodes commerciales. Nous avons pu, de façon structurée, contacter un grand nombre d’interlocuteurs ciblés et générer des rendez-vous qualifiés. Merci Jérôme pour ton accompagnement et tes conseils avisés."
Jérôme nous a accompagné dans la montée en compétence de notre équipe commerciale Lumioo. Il m'avait été chaudement recommandée pour son expertise commerciale et son coaching pragmatique. La prestation Dexxter a été à la hauteur de notre demande !
Jérôme a su fédérer les commerciaux, les sortir de leur zone de confiance en douceur et leur montrer d'autres méthodes de vente avec bienveillance. Mission accomplie ;) et à renouveler !!
